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Du willst raus aus dem Chaos und endlich viel Zeit haben? Zufrieden sein und das Gefühl haben, dass du jeden Tag produktiv bist und etwas geschafft hast? Mach Schluss mit hunderte von Emails im Büro und einem Berg unwichtiger Aufgaben, die deine wertvolle Zeit verschlingen. Mit dem richtigen System und ein bisschen Geduld kann das jeder! Heute verrate ich dir mein System, welches ich seit ein paar Monaten nutze und immer mal wieder optimiere.

Den Tag planen

Ich beginne jeden Tag damit, dass ich plane, was ich an diesem Tag erledigen möchte. Dabei habe ich eine Liste von regelmäßigen Aufgaben und einmaligen Aufgaben, die ich bereits gesammelt habe. Wenn ich morgens den Tag plane, habe ich also bereits eine Liste mit möglichen Aufgaben für diesen Tag vorliegen und wähle aus dieser Liste die Aufgaben aus, die ich erledigen möchte. Dabei schätze ich beim Planen auch ab, wie lange ich für eine Aufgabe brauchen werde und wann im Laufe des Tages ich diese angehe. Aufgaben, die sich als unwichtig erweisen, lösche ich oder verschiebe sie evtl. auf einen anderen Tag.

Die Produktivitätsaufgabe Nr 1

Bei der Auswahl der Aufgaben achte ich darauf, dass ich jeden Tag eine große Aufgabe einplane, die ich nach Möglichkeit am Stück erledige. Diese Aufgabe nenne ich die „Produktivitätsaufgabe Nr 1!“. Sie muss nicht unbedingt sehr viel Zeit in Anspruch nehmen, es reichen oft auch 1 bis 2 Stunden. Der Sinn dieser Produktivitätsaufgabe Nr. 1 ist nicht unbedingt immer, dass ich viel erledigt habe, sondern dass ich am Ende eines jeden Tages zufrieden sein kann, dass ich etwas, was ich mir vorgenommen habe auch tatsächlich durchgezogen habe und somit langfristig meine Motivation steigt. Das hat dann automatisch zur Folge, dass ich tatsächlich auch öfters größere Aufgaben erledigt bekomme also insgesamt produktiver werde.

Das Chaos im Griff haben

Leider ist es so, dass wir im Beruf und auch im Privatleben sehr oft sehr viele Aufgaben auf dem Tisch haben oder uns auf den Tisch ziehen. Manche davon sind wichtig, andere wiederum nicht. Meistens sind sie schnell erledigt, doch ohne ein System wie man diese Flut von kleinen Aufgaben in den Griff bekommt, landest du schnell im Chaos und hast das Gefühl nichts geschafft zu haben. Ich wähle von diesen Aufgaben jeden Tag welche aus, verteile sie aber nicht gleichmäßig über den Tag, sondern bearbeite diese in kleineren Blöcken am Anfang und am Ende des Tages, manchmal auch zusätzlich Mittags. In der restlichen Zeit kann ich mich ungestört auf die Produktivitätsaufgabe Nr. 1 konzentrieren.

Umsetzung mit Google Tasks

Google Tasks ist ein Produkt von Google und steht dir in deinem Google Konto zur Verfügung. Du kannst darauf auf verschiedene Arten zugreifen, ich nutze am liebsten die Google Kalender Ansicht, da ich dort die Tasks im Kalender zusammen mit den Terminen anzeigen kann. Die Anleitung von Google zu Google Tasks findest du hier: https://support.google.com/tasks/answer/7675772?hl=de&ref_topic=7675628.  Beachte auch die Anleitung Google-Produkte parallel verwenden.

Verwende Listen um deine Aufgaben zu kategorisieren. Vergib für jede Aufgabe, die du anlegst gleich ein Datum und nutze die Wiederholen-Funktion für wiederkehrende Aufgaben. Sobald du weißt, dass du etwas erledigen musst, trägst du dies als Task in Google Task ein. Jeden Morgen schaust du in den Google Kalender und planst den Tag. Wenn du deine Aufgaben fleißig eingetragen hast, wirst du fast alles, was du an diesem Tag erledigen willst, bereits als Task vorfinden, so dass du die Aufgaben nur noch über den Tag verteilen musst bzw. auf einen anderen Tag verschiebst.

Wichtig: lege eine wiederkehrende tägliche Aufgabe „Den Tag planen“ an und eine wiederkehrende tägliche Aufgabe „Produktivitätsaufgabe Nr. 1 festlegen“. Diese beiden Aufgaben habe ich in die Liste „Produktiv sein“ einsortiert.

Nachdem du den Tag geplant hast, kannst du deine Aufgaben abarbeiten und jede Aufgabe als erledigt markieren, sobald du diese erledigt hast.

In den folgenden Screenshots siehst du ein Beispiel, das die Vorgehensweise verdeutlichen soll.

Wenn es nicht gleich von Anfang an bei dir funktioniert, halte durch, es kann ein paar Wochen oder Monate dauern bis du dich daran gewöhnt hast und du mit diesem System deutlich produktiver bist. Wichtig: Lass dir deine Planung nicht von anderen durcheinanderbringen. Notfälle gibts immer, aber die sollten nur selten auftreten.